[Gift: Skriv dato og stad.
Off.vigsel: Dersom anna vigsel enn kyrkjeleg, skriv det. (Borgarleg, Sambuar o.l.) Dersom ikkje gift/sambuande på noen måte men har barn saman, skriv nei].

Kvart kort i databasen har sitt eige kortnummer og må minst innehalde namn og kjønn på personen det gjeld. Helst også fødselsdato og -stad, evt. dødsdato og -stad og elles det ein veit om personen.
I merknadsfeltet kan ein ta med andre opplysningar om personen, også bilde. Det kan leggjast inn andre felt dersom det er aktuelt. Prinsippet er at alle relevante opplysningar blir noterte i hovudkortet til personen. 
Skal ein arbeide seriøst, bør det ved kvart felt føyast til kvar opplysningane er komne frå, dvs. kven som har gitt opplysningane, boktittel og sidetal osv. Dette er ikkje tatt med her, men for Karen er det ført opp desse kjeldene: Arne Stuestøl sine notat, Kvåsboka sidene 440, 478 og Lyngdalsboka II side 68. Ein annan stad i systemet finst det nærare omtale av kva Kvåsboka og Lyngdalsboka er (forfattar, utgjevar, år og kvar boka er å få tak i).

Som eksempel på oppbygginga av arkivet og kva opplysningar som er ønskjelege, viser eg her kortet for Torgrim Pedersen Bjørndal [kort nr 67] og kortet for kona hans, Karen Kristensdtr Vatland [kort nr 69]. (Alle kvinnene blir arkiverte med jentenamnet). Kortnummer i grått felt betyr at dette viser til aktuelt kortnummer. For å finne kortet for far til Karen, må du altså slå opp på kort nr 3708.

For barna i dette ekteskapet er det bare tatt med kjønn, namn og tilvising til korta for dei to sønene. 

Kanskje dette verkar noe tungvindt, men når opplysningane er komne inn i maskinen, gjer datamaskinen mesteparten av arbeidet med å halda styr på alle data og eventuelle koplingar mellom personane.

Korta vil bli noe endra etter at eg har lagt om arkivet, men det er helst kosmetisk. Sjølvsagt vil alle opplysningane likevel vere med.