Brevfletting

I Open Office er det mogleg å flette adresser og liknande frå ei adresseliste inn i eit brev eller skjema. Prosessen er på ingen måte innlysande eller sjølvforklarande. Difor laga eg denne «oppskrifta» då eg endeleg fann ut av prosedyrane.

Åtvaring:
Før du les vidare, bør du ta ein kikk nedst i dette dokumentet om irriterande feil i Open Office.

Føresetnad

Eg skal sende ut betalingsgiro til medlemmene i laget vårt. Dokumentet er tilpassa ferdigtrykte giroark med faste rubrikkar. Medlemslista er på rekneark med mellom anna namn og adresse. For å gjere arbeidet så enkelt som råd er, ønskjer eg å bruke medlemslista for å flette inn mottakarane av brevet i betalingsvarselet.

Adresselista

Det første eg gjorde var naturlegvis å bruke reknearket for å flette adressene inn i brevet, men det synte seg at dette ikkje var heilt enkelt. Vi hadde ført postnummera i eige felt. Desse kom ikkje med i utskrifta, truleg fordi flettesystemet oppfatta tala som tal og ikkje som teikn. Sjølv om eg merkte feltet i reknearket som tekstfelt, blei det ikkje skrive ut. Ei løysing var å legge inn eit mellomrom framføre eller etter postnummeret, men dette var arbeidssamt med stor risiko for å gløyme ut noen postnummer. Løysinga var å gjere reknearket om til databasefil.

Gå til «Fil» og trykk på «Lagre som …». Klikk på pila i ruta «Filtype» og vel der «dBASE (dbf)». Dette er eit vanleg format for databaser. Klikk deretter knappen «Lagre». I det vanlege vindauget som kjem fram når du forandrer filtypen, svarar du «Bruk gjeldande format».

I det neste dialogvindauget vel du kva teiknsett databasen skal bruke. Førehandsinnstillinga viser «Vest-Europa (DOS/OS2-850/Internasjonal» men på det utstyret eg brukte, blei ikkkje dei «norske» bokstavane æ.ø og å tatt med. Kanskje fordi eg bruker Windows XP. I staden valde eg
«Vest-Europa (Windows-1252/WinLatin 1» som fungerte bra.
Her må ein kanskje å prøve seg fram.

Klikk «OK», og databasen er klar til bruk.

Flettedokumentet

Når dokumentet som skal brukast som mal for flettinga er opna, går du til menyinnslaget «Vis» og klikk på «Datakjelder», eller trykk tasten «F4». Det vi då bli vist ei liste over alle tilgjengelege datakjelder øvst på skjermen. Er du heldig, finn du også medlemslista der.

Finn du ikkje databasen din i oversynet? Sjå her.

Det som står igjen er å merke i brevet kvar dei ulike data skal plasserast. Heldigvis er dette svært enkelt. Plasser musepeikaren over feltet som er merka «N3» (førenamn) i vindauget med databasen og dra og slepp feltet ned på ønskt plass i dokumentet. Lag eit mellomrom etter <N3> i dokumentet og gjer det same med feltet «N2» (etternamn). Gjer tilsvarande med resten av felta som skal brukast. Etter kvart vil adressefeltet sjå ut som på bildet til høgre.

Sidan adressene også skal setjast inn i giroblanketten, må innsettinga av flettefelta gjerast også der.

Utskrivinga

Denne føregår på vanleg måte ved å velje «Fil» -> «Skriv ut …». Einaste skilnaden er at det nå kjem opp eit dialogvindauge med spørsmål om du vil skrive ut eit fletta brev. Svar ja på det.

I det neste vindauget kan du velje kva sider som skal skrivast ut og om dei skal skrivast ut direkte eller til ei fil. Sidan det ikkje er råd å førehandsvise resultatet, vel eg å skrive noen få sider til ei fil og deretter opne denne i Open Ofice. Då kan ein eventuelt finjustere utskrifta og deretter skrive alle utskriftene til ei fil for seinare utskriving, eller skrive ut direkte.

Dermed skulle alt vere i orden. Lukke til med flettinga og utskrivinga.

Andre måtar

Det finst ein innebygd rutine for å flette adresser og liknande inn i eit dokument, men denne har eg ikkje fått til å virke. Etter 10 – 20 flettingar, krasja Open Office. Du kan jo prøve det ved å gå inn på «Verktøy» og deretter på «Vegvisar for brevfletting».

Kanskje du stussa litt over dei merka felta i bildet av utskrivingssida? (<ddato>, <aar> og <kont>). Dette var eit forsøk på å flette frå fast celle i flettekjelda, men eg fekk det ikkje til. Sidan det er overkomeleg å skrive dette med hand, brydde eg meg vel ikkje så mykje heller.

Feil i programmet

Eg brukte versjon 3.2 av Open Office i Windows XP med alle oppdateringar.
Open Office har diverre ein del manglar med omsyn til brevfletting. Noen av dei viktigaste er:

Bildet av databasen dukka opp fleire gonger. Sjølv om alle felta i databasen var oppsett som tekstfelt, la OOo «,00» til postnummera. Eg måtte formattere feltet som tal utan desimalar. Dette måtte gjerast på det siste bildet som dukka opp av databasen på utskrivingsmenyen. Tidlegare formatteringar har ingen verknad.

Programmet er nokså ustabilt og krasja fleire gonger under utskrivinga av dei ferdige filene til fil. (Utskriving til skrivar ikkje prøvd). Det hende eg måtte prøve både 5 og 6 gonger før eg lukkast i å få ut heile fila.

Etter kvart blei mengda av tilgjengelege datakjelder nokså stort, så eg fjerne alle frå dokumentet og la inn ei ny kjlde, men OOo ville ikkje gå vidare før ei av dei fjerna kjeldene var sett inn igjen. Då det var gjort, virka programmet. Seinare fjerna eg kjeldene igjen, men nå kunne eg ikkje skrive ut dei fletta filene fordi det mangla ei tom datakjelde. Truleg må eg installere Open Office på nytt for å få fjerna denne feilen. Ikkje veit eg.